Durchschnittlich 125 E-Mails landen wöchentlich in den Posteingängen von uns allen. Und damit meinen wir nur berufliche Mails. Denn ungeachtet des technologischen Fortschritts ist die E-Mail heute nach wie vor das Kommunikationsmittel erster Wahl in Unternehmen. Damit sich die Berge in den Postfächern nicht türmen wird also gelesen und beantwortet. Und das viel – zu viel. Wie die Studie “The State of Work 2020″ zeigt, wird die Hälfte der Arbeitszeit mit unproduktiven Aufgaben, wie dem Checken beruflicher E-Mails, verschwendet. Im Durchschnitt gehen Unternehmen dadurch gut zwei Arbeitstage pro Woche verloren. Alleine übermäßiger Mailverkehr verschlingt 13 % der wöchentlichen Arbeitszeit. Weitere Produktivitäts-Killer sind langatmige Meetings (10 %) und Unterbrechungen wegen nicht betriebsnotwendiger Aufgaben (9 %). Mehr Technologie bedeutet nicht immer mehr Effizienz. Aber wie kann moderne Arbeit funktionieren?
Tool-Überforderung statt Produktivität
Das E-Mail-Beispiel macht es deutlich: Was damals eine Innovation war, zeigt sich mittlerweile als Zeitfresser. Nur, weil mehr Technologien zur Verfügung stehen bedeutet dies nicht zwangsläufig, dass wir dadurch produktiver arbeiten. Das wird auch durch die Studie belegt: 35 % der Befragten sagen, dass die Anzahl der Anwendungen und Programme, die sie bei der Arbeit verwenden, ihre Produktivität verringert. Hier wird ein entscheidendes Problem der Digitalisierung deutlich, dass auch wir häufig live miterleben. Es wird primär in Produktion und Absatz investiert, jedoch kaum in die Arbeitsplätze und die Teams selbst. Unternehmen verpassen so Chancen, da sie nicht zu moderneren technologischen Lösungen übergehen. Auf Abteilungs- oder Team-Ebene sind die meisten Mitarbeiter von den zahlreichen Tools, die ihnen zur Verfügung stehen, überfordert. 38 % der Befragten geben eben diese Vielfalt als wesentlichen Faktor dafür an, dass ihre Produktivität beeinträchtigt wird.
…und dann noch die Millennials
“Die schon wieder!”, werden viele jetzt vielleicht denken. Aber Fakt ist, dass aktuell knapp 50 % der weltweiten Arbeitnehmer zu den zwischen 1980 und 2000 geborenen Generationen Y und Z gehören. Nicht auf die Bedürfnisse dieser Generationen zu hören, kann fatale Folgen für Unternehmen bedeuten. Denn wer unzufrieden ist, geht. Die Generationen Y und Z nehmen nicht einfach hin. Sie hinterfragen kritisch Regelungen und Prozesse. Außerdem ist Arbeitszeit für die Generationen Lebenszeit. Sich für den Arbeitgeber aufzuopfern kommt für sie nicht infrage. Stattdessen suchen sie eine sinnvolle, inspirierende und erfüllende Tätigkeit. Laut einer Studie von Gallup setzen jüngere Arbeitnehmer Sinnhaftigkeit, berufliche Entwicklungsmöglichkeiten und Flexibilität bei einem Arbeitgeber geradezu voraus. Außerdem sind die Generationen durch die jahrelange Nutzung von mobilen oder cloudbasierten Anwendungen an einfache, schlanke und ansprechend gestaltete Technologien gewöhnt. 94 % geben an, dass Informationen am Arbeitsplatz genauso einfach zu finden sein sollten wie bei Google. Auch Nachrichten von Kollegen oder Updates über laufende Projekte.
Wie moderne Arbeit funktionieren kann
Dass Arbeitsweisen in Unternehmen überdacht werden müssen, ist eindeutig. Aber wie genau kann moderne Arbeit gelingen? Der Schlüssel zum Erfolg liegt in einem ganzheitlichen Ansatz. Moderne Work-Management-Plattformen führen Arbeit, Teamwork und digitale Inhalte in einer Lösung zusammen. Diese muss nicht nur intelligent und einfach zu bedienen sein, sondern auch Analysen, Berichte, Optimierung und Automatisierung bieten. In die erfolgreiche Digitalisierung des Arbeitens sind alle Tätigkeiten einzubeziehen, nicht nur die Projektarbeit im klassischen Sinne. Auch die Berücksichtigung betriebswirtschaftlicher Kennzahlen sollte bedacht werden. Die Automatisierung von Routineaufgaben entlastet Mitarbeiter von monotonen Tätigkeiten und sorgt für mehr Produktivität. Teams können ihre Aufgaben gemeinsam und abteilungsübergreifend schneller vorantreiben und bremsen sich nicht mehr gegenseitig aus.
Erfolgreich in die Zukunft. Mit 6PAC BRICKS
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